La gestione delle sale riunioni nei moderni workspace

16 Maggio 2023
gestione sale riunioni

La gestione e la prenotazione delle sale riunioni  ha assunto in questi anni un ruolo di primo piano nell’ambito della progettazione dei moderni workspace.
Grazie alla possibilità sempre maggiore di integrazione e interoperabilità tra sistemi diversi, oggi assistiamo a nuovi modi di comunicare, condividere e interagire.

 

 

Nuovi spazi e sistemi di collaborazione per un nuovo modo di lavorare

La natura dell’ufficio è diventata così ibrida, gli ambienti sempre più informali. I workspace si sono arricchiti di una molteplicità di funzionalità per soddisfare le necessità di brainstorming e di condivisione e sviluppo di nuove idee.
In questo scenario anche il ruolo del system integrator è diventato fondamentale. A lui spetta il compito di trovare un equilibrio tra le esigenze del cliente (ovvero di poter organizzare con facilità le proprie sale riunioni) e le emergenti tecnologie a disposizione.

Allestimenti e gli arredi premiano caratteristiche di flessibilità e di configurabilità. Analogamente le nuove tecnologie propongono sistemi, dispositivi e interfacce sempre più intuitive, più immediate ed efficaci.
In questo contesto gli spazi per riunione e le aree operative in open space hanno perso la loro passata connotazione formale e si sono trasformate in luoghi di condivisione e collaborazione a supporto delle attività svolte alla scrivania.

Riunioni per briefing urgenti, kick off meeting e allineamenti strategici richiedono due cose fondamentali: la ricerca agevolata di spazi di incontro e sale meeting disponibili e idonee allo scopo.

 

 

La gestione delle sale riunioni: centralizzata, autonoma, smart.

In passato, la prenotazione di una sala riunioni era un compito che spettava principalmente alle attività di segreteria o agli assistenti amministrativi. Era necessario contattare il personale dedicato, fornire le informazioni necessarie, verificare la disponibilità e aspettare la conferma.
Questo processo richiedeva tempo e poteva comportare incongruenze e ritardi nella pianificazione delle riunioni.

Tuttavia, grazie all’evoluzione tecnologica e alla crescente autonomia dei membri del team, il modo in cui le sale riunioni oggi vengono prenotate e gestite è radicalmente cambiato. Oggi infatti molte organizzazioni adottano soluzioni software integrate per la gestione delle risorse aziendali, che permettono ai membri del team di prenotare le sale direttamente e in modo autonomo.

Attraverso un’applicazione o una piattaforma online come Kiosk Targa i membri del team possono visualizzare la disponibilità delle sale riunioni in tempo reale, selezionare la data e l’orario desiderati, e persino scegliere le risorse aggiuntive necessarie, come attrezzature audiovisive o servizi di catering.

Queste soluzioni offrono una panoramica chiara delle disponibilità e delle prenotazioni esistenti, consentendo un’efficiente pianificazione delle riunioni.

Inoltre, questi strumenti digitali spesso integrano funzionalità di notifica e conferma automatica, che inviano agli interessati un promemoria della prenotazione e confermano i dettagli della sala riunioni prenotata.
Ciò riduce la possibilità di sovrapposizioni e malintesi, assicurando che tutti i partecipanti siano al corrente delle riunioni programmate.

Ma non solo la verifica della disponibilità di una sala, come la sua facile prenotazione, è importante ai fini della produttività interna. Anche la manutenzione e la pulizia rientra in una attività di gestione, in quanto è importante assicurarsi che la sala sia pulita e in ordine prima di ogni riunione e che vengano effettuate regolari operazioni di manutenzione per garantire che le attrezzature funzionino.

E disporre di uno strumento come Kiosk Targa consente di avere un quadro chiaro e dettagliato sull’uso e sulle necessarie attività di pulizia e di ordine.

 

 

La soluzioni per il meeting room booking

Kiosk Targa, il software di prenotazione e di gestione degli spazi riunione nei moderni workspace, assolve a questa necessità in modo egregio, semplificando quella che prima era una operazione più dispendiosa e scomoda di ricerca di uno spazio libero.

Kiosk Targa migliora l’esperienza di prenotazione grazie al fatto di permetterti sempre di trovare una sala libera o uno spazio per i tuoi meeting improvvisi.

 

Gestione e prenotazione delle sale riunioni

 

Il comodo calendario di prenotazione delle sale riunioni è accessibile da qualsiasi device grazie alla sua interfaccia web. Ad arricchire l’esperienza si aggiungono  i sistemi fuori porta digitali costantemente aggiornati,  con informazioni visive sul prossimo meeting o sulla eventuale disponibilità della sala.

Inoltre, grazie alle funzionalità di wayfinding, le indicazioni sulla collocazione della sala sono facilmente mostrabili su un totem in ingresso: in questo modo si agevola la reperibilità anche a coloro che sono poco famigliari con l’edificio. E le informazioni sui meeting sono automaticamente aggiornate ad ogni cambiamento di programma.

 

 

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