In questi giorni di contatti umani ristretti e difficoltosi a causa del Coronavirus, molte aziende e professionisti sono alla ricerca di strumenti per lo smart working dei propri dipendenti. Ma chiariamo prima cosa intendiamo per smart working.
Lo smart working di per sè non è una novità, dato che era già stato introdotto e disciplinato dalla Legge n. 81 del 22 maggio 2017, in vigore dal 14 giugno 2017. La vera novità è stata renderlo ancor più ”agile” attraverso il Decreto Legge numero 6 del 23 febbraio 2020, il quale recita:
“il lavoro agile va applicato in via automatica ad ogni rapporto di lavoro subordinato nell’ambito di aree considerate a rischio nelle situazioni di emergenza nazionale o locale nel rispetto dei principi dettati dalle menzionate disposizioni e anche in assenza degli accordi individuali ivi previsti”.
Ma allora cos’è lo smart working?
In accordo con la definizione del Chartered Institute of Personnel and Development (CIPD), lo smart working è un approccio al lavoro che punta ad una maggior efficienza ed efficacia nel raggiungere gli obiettivi tramite flessibilità, autonomia e collaborazione.
Lo smart working non è il telelavoro, che tipicamente equivale a spostare la scrivania dell’impiegato nella sua abitazione, e a mantenere identiche le mansioni e gli orari.
Nello smart work c’è un differente grado di flessibilità. Il Ministero del Lavoro lo definisce “una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall’assenza di vincoli orari o spaziali e un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro; una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro e, al contempo, favorire la crescita della sua produttività”.
L’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano lo definisce:
una nuova filosofia manageriale fondata sulla restituzione alle persone di flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti da utilizzare a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati.
Con notevoli vantaggi, che vanno dalla riduzione dei tempi e dei costi di spostamento, un migliore equilibrio tra vita privata e lavorativa. Alcuni fonti parlano di incremento della produttività anche del 15%.
A ciò poi si aggiungono anche la riduzione di emissioni di CO2 con i vantaggi per l’ambiente.
Ma quali strumenti ci vogliono per lo smart working, per poter lavorare da casa in modo allineato al flusso di lavoro del team, oltre che ad avere una postazione collegata in rete, e ad una suite tipo Microsoft 365 o Google Suite?
Strumenti per lo smart working
Esistono molte piattaforme digitali che permettono di gestire al meglio l’attività, che permettono di organizzare i compiti in modo trasparente ed immediato, assicurando a ciascun membro di un team di essere allineato sullo sviluppo dei progetti. Tra i vari strumenti per lo smart working ricordiamo:
Con Planner per esempio è facile creare nuovi piani, organizzare e assegnare attività, condividere file, discutere di un progetto in chat e ricevere aggiornamenti sullo stato di avanzamento.
Microsoft Planner
Programmi per condividere uno spazio di archiviazione
Esistono diverse piattaforme online in grado di garantire l’archiviazione di un gran numero di dati, attraverso il salvataggio di dati su data center sparsi nel mondo.
Il vantaggio principale è che sono accessibili da qualunque dispositivo, indipendentemente dal luogo fisico in cui ci si trova e che hanno piani free di utilizzo per esigenze minime; gli svantaggi invece riguardano i costi, che variano a seconda della quantità di dati che si vuole salvare al loro interno, e la sicurezza dei dati, che vengono messi in circolo nel web, seppure sotto serrati standard di sicurezza.
Sicuramente le soluzioni cloud sono le più snelle e semplici da adottare:
Strumenti per la comunicazione diretta
Per quanto riguarda la comunicazione e l’interazione tra i colleghi e membri i un team, gli strumenti oggi a disposizione consentono di comunicare e di realizzare meeting e webinar di livello, e a seconda dell’investimento o della licenza, con differenti livelli di qualità.
Ecco la lista delle migliori soluzioni:
- GoToWebinar
- GotoMeeting
- Cisco Webex
- Microsoft Teams
- Zoom
- Bluejeans
- WebinarJam
- EverWebinar
- ClickMeeting
- Livestorm
- WebinarNinja
La scelta è davvero ricca e soddisfa tutti i gusti e i palati.
Alcune di queste app offrono versioni free valide e idonee per contesti limitati ed esigenze minime. Inoltre offrono una buona base di test per le proprie esigenze.
Con Microsoft Teams lavori da casa senza sentirti isolato. Passi istantaneamente dalla chat di gruppo alla conferenza video toccando un pulsante. Team di 10 o 10.000 persone possono riunirsi in un unico posto, indipendentemente dal numero di piattaforme da cui accedono. Inoltre mai più frenetiche ricerche di file. In Teams puoi accedere, condividere e modificare documenti Word, PowerPoint e file Excel in tempo reale.
Per chi dispone della licenza Microsoft 356 (ex Microsoft Office 365) si trova con enormi vantaggi in termini di performance e prezzo, dato che la suite Microsoft include al suo interno, non solo gli strumenti classici quali Word, Excel e PowerPoint, ma anche gli strumenti di collaborazione come Microsoft Planner, Microsoft Teams, Microsoft Sway, One Drive e molto altro ancora.
Ad essi potranno affiancarsi anche soluzioni di controllo remoto per esigenze più tecniche, come Teamviewer.
Ad ogni modo, siamo qui per aiutarti.
Contattaci allo 0131.250.313 o via email e vediamo cosa possiamo fare per te.
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