Ogni giorno nelle reception italiane succede la stessa cosa: arriva un visitatore, un corriere, un tecnico esterno. La receptionist gli chiede di scrivere nome e ora su un registro cartaceo — o su un foglio volante — e lo lascia accomodarsi.
Nessuna informativa firmata. Nessuna traccia di cosa ha letto o accettato. Nessuna prova, in caso di controllo o incidente, che l’azienda abbia fatto la sua parte.
Il problema non è la maleducazione o la negligenza: è che pochi sanno esattamente cosa è obbligatorio far firmare a un visitatore prima che entri in azienda. E ancora meno hanno un sistema che lo faccia in modo automatico, tracciabile e senza carta.
Cosa dice la legge: i documenti obbligatori per i visitatori
Prima di parlare di strumenti, è utile capire il quadro normativo. Ci sono almeno tre ambiti in cui l’azienda ha obblighi precisi nei confronti di chi entra — anche se si tratta di una visita di pochi minuti.
1. Informativa sulla privacy (GDPR, Regolamento UE 2016/679)
Quando un visitatore si registra in reception, l’azienda raccoglie dati personali: nome, cognome, documento, ora di ingresso e uscita, eventuale targa del veicolo. Questo è trattamento di dati personali a tutti gli effetti.
Il GDPR obbliga l’azienda a fornire un’informativa chiara prima o al momento della raccolta dei dati, specificando chi è il titolare del trattamento, per quale finalità vengono raccolti i dati, per quanto tempo vengono conservati e quali sono i diritti dell’interessato.
Fare firmare questa informativa al totem di check-in non è un dettaglio formale: è un obbligo. E la firma digitale con timestamp è una prova molto più solida del foglio cartaceo che finisce in un cassetto.
2. Informativa sulla sicurezza (D.Lgs. 81/2008)
Questo è il punto che sorprende di più. Il Testo Unico sulla Sicurezza sul Lavoro non riguarda solo i dipendenti: l’art. 26 prevede che il datore di lavoro fornisca informazioni sui rischi specifici esistenti nell’ambiente anche a lavoratori autonomi e a chiunque entri nei locali aziendali per svolgere un’attività.
In pratica: se un tecnico esterno entra in un magazzino dove ci sono carrelli elevatori, o in un laboratorio dove si usano sostanze chimiche, o anche solo in un ufficio con uscite di emergenza non immediatamente visibili, l’azienda deve informarlo sui rischi e sulle misure di sicurezza da adottare.
Questa informativa — spesso chiamata DUVRI semplificata o documento di accesso — deve essere consegnata e, idealmente, firmata per presa visione. In caso di infortunio o ispezione da parte dell’INAIL o dell’Ispettorato del Lavoro, la sua assenza può costare cara.
3. Regolamento interno e accordi di riservatezza
Al di là degli obblighi di legge, molte aziende hanno la necessità di far accettare al visitatore alcune regole prima dell’ingresso:
- Divieto di fotografare o filmare aree produttive, showroom, magazzini
- Obbligo di utilizzo dei DPI (dispositivi di protezione individuale) in determinate zone
- NDA o accordo di riservatezza per chi accede ad aree di R&D, prototipi o ambienti di produzione, sale riunioni con informazioni riservate, o ambienti dove vengono trattati dati sensibili di clienti
Anche solo un breve regolamento interno firmato dal visitatore può fare la differenza in caso di contestazione.
Il problema del registro cartaceo
Il foglio di carta — o il registro a penna — ha due limiti fondamentali che spesso vengono sottovalutati.
Il primo è la tracciabilità: un foglio può andare perso, essere illeggibile, non essere archiviato correttamente. Se l’ispettore del lavoro o il DPO chiede di dimostrare che il visitatore del 14 marzo ha ricevuto l’informativa sulla sicurezza, trovare quel foglio tra le decine di altri è tutt’altro che scontato.
Il secondo è la certezza del contenuto: su un foglio cartaceo, il visitatore firma senza necessariamente aver letto nulla. Non c’è modo di sapere se ha davvero visualizzato il testo dell’informativa o se ha solo messo una firma a vuoto.
Come funziona il flusso di check-in con Kiosk Varco
Kiosk Varco gestisce il check-in dei visitatori tramite totem touch screen o tablet in reception. Il flusso può essere configurato per includere, in sequenza, tutti i documenti che il visitatore deve leggere e accettare prima di ricevere il badge di accesso.
In pratica funziona così: il visitatore si avvicina al totem, inserisce nome e cognome (o scansiona un documento), e il sistema gli presenta uno o più schermate con i testi che l’azienda ha caricato — informativa privacy, informativa sicurezza, regolamento interno. Il visitatore può scorrere il testo, e solo dopo aver raggiunto il fondo della pagina può procedere con la firma.
La firma viene acquisita direttamente sullo schermo touch, associata al nome del visitatore, alla data e all’ora esatta. Tutto viene archiviato digitalmente e consultabile in qualsiasi momento.
Il risultato è che ogni visita genera automaticamente una traccia completa: chi è entrato, quando, quali documenti ha letto, e che ha firmato per presa visione. Senza carta, senza archiviazione manuale, senza margine di errore.
Cosa si può configurare in Varco
Dal punto di vista operativo, l’amministratore può caricare nel sistema i testi che preferisce e aggiornarli in qualsiasi momento — senza bisogno di intervenire sul software. Se l’azienda aggiorna il regolamento interno o rinnova l’informativa privacy, basta sostituire il documento e dal giorno successivo tutti i visitatori vedranno la versione aggiornata.
È possibile configurare documenti diversi in base al tipo di visitatore (fornitore, cliente, tecnico, candidato a un colloquio) o in base all’area aziendale a cui deve accedere. Un visitatore che va in ufficio commerciale vede un flusso diverso da chi entra in magazzino.
Un investimento che si ripaga nella prima ispezione
È difficile quantificare il valore di una compliance ben gestita finché non succede qualcosa. Ma basta una sola contestazione da parte dell’Ispettorato del Lavoro, un incidente in cui si deve dimostrare che il visitatore era stato informato, o una richiesta di audit da un cliente enterprise che vuole verificare le procedure di sicurezza, per capire quanto pesa avere — o non avere — quella documentazione.
Kiosk Varco non è solo un sistema per sapere chi entra e chi esce. È uno strumento che trasforma la reception in un punto di compliance automatica: ogni visita è documentata, ogni firma è archiviata, ogni obbligo normativo è assolto senza che nessuno debba ricordarselo ogni giorno.
In sintesi
Se gestisci la reception di un’azienda strutturata, prima di scegliere un sistema di registrazione visitatori vale la pena chiederti: il sistema che sto usando mi permette di dimostrare, in qualsiasi momento, che ogni visitatore ha ricevuto e firmato l’informativa privacy? E quella sulla sicurezza?
Se la risposta è no — o è “forse, se troviamo il foglio” — probabilmente vale la pena valutare una soluzione più solida.
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Vuoi saperne di più?Vuoi vedere come funziona il flusso di check-in di Kiosk Varco nella tua reception? |
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